Etkinliklerde Kağıt Kayıt Formlarının Müşteri Kaybına Yol Açmasının Nedenleri (Ve Bunun Yerine Ne Kullanılmalı)

Kağıt, etkinliğinizde potansiyel müşteri edinmenin hem en ucuz hem de en pahalı yoludur. Kayıt formu yazdırmak neredeyse hiçbir şeye mal olmaz. Ancak birisi el yazısını çözene, satırları bir elektronik tabloya yazana ve çoktan vazgeçmiş bir potansiyel müşteriye e-posta gönderene kadar, bu "ücretsiz" form, bir etkinliğin size gerçekten verdiği tek şeyi tüketmiş olur: şu anda sizden haber bekleyen sıcak bir potansiyel müşteri.

İletişim bilgileri önce bir panoda, sonra bir çantada, ardından da etkinlik sonrası veri giriş kuyruğunda, potansiyel müşteri sizi düşünmeyi bırakana kadar uzun süre bekler. Çoğu ekip bu maliyeti asla görmez, çünkü bütçede bir rakam olarak görünmez. Bunun yerine, soğuyan potansiyel müşteriler olarak ortaya çıkar.

Bu makale, kağıt formların hangi noktalarda potansiyel müşteri kaybına yol açtığını, zararın göründüğünden daha büyük olduğunu ve etkinlikler için QR kodlu potansiyel müşteri yakalama formlarının neden doğru alternatif olduğunu ayrıntılı olarak ele almaktadır.

Zaten parasını ödediğiniz ve kaybettiğiniz potansiyel müşteri

Çoğu ekip etkinlikleri topladıkları potansiyel müşteri sayısıyla ölçer. Panodaki sayı başarı hissi verir. Ancak potansiyel müşteri toplamak ve potansiyel müşteriyi dönüştürmek iki farklı şeydir ve çoğu etkinlik bütçesi bu iki kavram arasında sessizce kaybolur.

Bir satış standından gelen potansiyel müşteri bilgisi, ancak görüşme henüz tazeyken birileri iletişime geçerse değerli olur. Formlar toplanır, görüşmeler gerçekleşir ve ardından veriler bir klasörde veya veri giriş kuyruğunda bekletilir. Birileri iletişime geçene kadar, potansiyel müşteri bilgisini değerli kılan an genellikle geçmiş olur.

Dolayısıyla asıl soru "kaç form doldurduk?" değil, "bu kişilerin kaçı görüşmeyi hatırlarken bizden geri dönüş aldı?" sorusudur. Kağıtla çalışırken, dürüst cevap genellikle "çok azı ve hızlı bir şekilde değil" olur.

Kağıt size gerçekte ne kadara mal oluyor?

Kağıt formlar, küçük ve sıradan şekillerde başarısız olur ve bu başarısızlıklar toplamda gelir kaybına yol açar. Bunların hiçbiri o an dramatik görünmez. İşte tam da bu yüzden göz ardı edilmeleri kolaydır.

⚠ Hız: En sıcak potansiyel müşteriniz bir dosyada soğuyor.

Birisi standınızda bir form doldurduğu an, size en çok ilgi duyduğu andır. Sizinle konuştular. Neden ilgilendiklerini hatırladılar.

Takip hızına ilişkin araştırmalar tutarlı ve tartışılması zor sonuçlar ortaya koyuyor. 2007 MIT ve InsideSales.com araştırması Yapılan araştırmada, ilk temasın 5. dakika yerine 30. dakikada gerçekleşmesi durumunda, öne geçme şansının yaklaşık 21 kat azaldığı bulundu. Ve bir 2011 Harvard Business Review denetimi 2,000'den fazla şirket üzerinde yapılan bir araştırmaya göre, ortalama bir firma gelen potansiyel müşteri talebine yaklaşık 42 saatte yanıt veriyor ve neredeyse dörtte biri hiç yanıt vermiyor. Bu rakamlar etkinliklerden ziyade çevrimiçi potansiyel müşteri taleplerini kapsıyor, ancak çıkarılacak ders şu: İlgi ile takip arasındaki süre ne kadar uzun olursa, potansiyel müşteri talebinin değeri o kadar azalır.

Kağıt kullanmak, o fırsatı kaçırmanızı garanti eder. Veriler, birisi manuel olarak girene kadar (genellikle etkinlik bittikten günler sonra) bir sayfada kilitli kalır. İletişim bilgileri hala oteldeki bir çantada dururken beş dakika içinde takip edemezsiniz.

⚠ Okunabilirlik: Okuyamadığınız el yazısı, ulaşamayacağınız bir ipucu demektir.

Bir müşteri hizmetleri standı gürültülü, kalabalık ve telaşlı. İnsanlar bir şeyler karalıyor. E-posta adreslerinde bir harf yanlış yazılıyor. Telefon numaraları bulanıklaşıyor. Bir e-postadaki tek bir okunaksız karakter bile takip e-postasının geri dönmesine ve o potansiyel müşterinin kaybedilmesine neden oluyor.

O kişinin ilgisini kazanmak için para ödediniz. Kötü bir kalem ve titrek bir yüzey bunu sildi.

⚠ Manuel veri girişi: Her takip işlemini geciktiren saatlerce süren çalışma.

Etkinlikten sonra, birinin her formu bir elektronik tabloya veya CRM sistemine girmesi gerekiyor. Yoğun bir etkinlik için bu, saatlerce süren sıkıcı bir iş ve "gelecek haftaya" ertelenme olasılığı en yüksek adım.

Yazıya dökme işlemine harcanan her saat, potansiyel müşterinin beklemesiyle geçen bir saattir. Manuel giriş de kendi hatalarını beraberinde getirir; bu nedenle, okuyabildiğiniz potansiyel müşteri bilgileri bile sisteminize girerken bozulabilir.

⚠ Eksik bağlam: Temsilcilerinizin işlem yapamayacağı bir isim ve e-posta adresi.

Bir not defteri iletişim bilgilerini kaydeder. Ancak konuşmanın gerçekte ne hakkında olduğunu nadiren kaydeder. Bu kişi fiyatlandırma hakkında mı sordu? Tedarikçileri mi karşılaştırıyordu? Kurumsal bir plana mı ihtiyacı vardı, yoksa gelecek hafta geri aranmayı mı istiyordu?

İşte bu bağlam, takip sürecinin etkili olmasını sağlıyor. Bu bağlam olmadan, mükemmel bir şekilde okunabilir bir potansiyel müşteri bile, diğer herkese gönderilen aynı genel "standımızı ziyaret ettiğiniz için teşekkürler" e-postasını alır ve potansiyel müşteriler bunu genellikle görmezden gelir. Bir satış temsilcisi kenara bir not yazabilir, ancak bu notlar daha sonra yanlış okunabilir veya tamamen kaybolabilir. Takip sürecini anlamlı kılacak ayrıntı, stand ile masa arasında kaybolur.

⚠ Kayıp ve sahipsiz formlar: kimsenin sahip olmadığı ipuçları

Kağıtlar kayboluyor. Sayfalar masalarda bırakılıyor, taşıma sırasında düşürülüyor veya broşürlerle karışıyor. Ve kurtulan formların çoğu da sahibi olmadan geliyor. Üzerlerinde isim yok, temsilci atanmamış, sadece herkesin başkasının ilgilendiğini varsaydığı ortak bir klasör.

Sahip çıkılmayan bir ipucu, kimsenin takip etmediği bir ipucudur.

Bu neden bir gelir sorunu, yönetim sorunu değil?

Tüm bunları "arka ofis karmaşası" olarak sınıflandırmak cazip gelebilir. Ama öyle değil. Yavaş ve karmaşık bir süreç, anlaşmayı kimin kazanacağını değiştirir.

İşte hız sorununun rekabetçi bir hal aldığı nokta burası. Aynı Harvard Business Review araştırması, bir saat içinde yanıt veren şirketlerin, biraz daha bekleyenlere kıyasla potansiyel müşteriye ulaşma ve onu nitelendirme olasılığının çok daha yüksek olduğunu ortaya koydu. Bir etkinlikte, potansiyel müşteriniz tek bir öğleden sonra kategorinizdeki bir düzine satıcıyla tanıştı. Konuşma henüz tazeyken ilk takip eden, tüm ilişkinin tonunu belirliyor.

Yani rakibiniz bir formu tarayıp standından kişiselleştirilmiş bir e-posta gönderirken, siz dört gün sonra panonuzdan okuyup genel bir e-posta gönderdiğinizde, sadece zaman kaybetmediniz. Pozisyonunuzu da kaybettiniz. O zamana kadar mesajınız, zaten başka biriyle görüşmeye başlamış birine yapılan soğuk bir iletişim gibi görünür.

Bir de ikinci bir maliyet var. Kağıdı ölçemezsiniz. Hangi tabelanın, hangi oturumun veya hangi temsilcinin en çok ilgi çektiğine dair hiçbir kaydınız yok. Etkinlikler bir kara kutu olarak kalırken, işlettiğiniz her dijital kanal kuruşuna kadar takip ediliyor.

Bunun yerine ne kullanılmalı?

Çözüm, daha çok not defteriyle uğraşmak değil. Çözüm, potansiyel müşteriyle görüşme anında dijital olarak iletişimi kaydetmek, böylece veriler temiz, sahiplenilmiş ve potansiyel müşteri uzaklaşmadan önce takip için hazır hale gelmiş olur.

Birkaç seçenek mevcut ve bunlar eşit değil:

• Kart okuyucular Hızlıdırlar, ancak organizatörün kodladığı verilerle sınırlısınız, genellikle alanları özelleştiremiyorsunuz ve fuardan sonra potansiyel müşteri dosyasını almak için günler beklemeniz gerekebilir.
• Kartvizitler Yine de, yazıya dökmeniz gereken bir yığın oluşur ve bu da sizi doğrudan manuel giriş problemine geri götürür.
• NFC dokunuşları Birebir ağ iletişimi için iyi çalışırlar ancak uyumlu donanıma ve her temas noktası için bir etikete ihtiyaç duyarlar.
• QR kod formları Herhangi bir yüzeye taranabilir bir kod yerleştirin ve potansiyel müşterinin kendi telefonunda bir mobil form açın. Uygulama, donanım veya özel rozet gerekmez.

Stant, masa ve oturum düzenleyen çoğu ekip için, etkinliklerde kullanılan QR kodlu potansiyel müşteri yakalama formları en esnek ve en kolay çözümdür. Afişte, masa kartında, isim rozetinde veya slaytta kullanılabilirler ve potansiyel müşteri, elindeki cihazı kullanarak saniyeler içinde formu doldurabilir.

Etkinlikler için QR kodlu potansiyel müşteri yakalama formları nasıl kullanılır? aslında iş

İşte kağıdı değiştirmenin pratikte nasıl göründüğü, şu malzemeler kullanılarak: QRCodeChimp.

Bir QR kodunu oluştur Ekibiniz için potansiyel müşteriyi nitelendiren kesin alanlarla: isim, e-posta, şirket, ilgi alanı, neye ihtiyacınız varsa. Bunu stant tabelalarına, masa kartlarına, boyun askılarına ve personel rozetlerine yerleştirin. Potansiyel müşteri bunu tarar ve saniyeler içinde telefonunda formu doldurur; hiçbir not defteri veya çözülmesi gereken el yazısı yoktur.

Teslim oldukları an, gerçek zamanlı SMS ve e-posta uyarıları Ekibinizi bilgilendirin. Bir temsilci, potansiyel müşteri henüz önlerindeyken veya mekandan ayrılmadan önce takip edebilir. Kısa zaman dilimi tam olarak bunu imkansız kılıyor.

Çünkü bu form sistemlerinize şu şekilde bağlanır: CRM, Zapier ve API entegrasyonlarıHer potansiyel müşteri, zaten yapılandırılmış ve atanmış olarak satış hattınıza girer. Etkinlik sonrası yazma yok, transkripsiyon hatası yok, sahipsiz form yok. Takip aynı saatte başlayabilir, aynı hafta içinde değil.

Kodlar şunlardır: dinamikBu sayede, bir yazım hatası fark ederseniz veya etkinlik sırasında formu farklı bir kampanyaya yönlendirmeniz gerekirse, tek bir afişi yeniden yazdırmadan güncelleyebilirsiniz. Hedef değişirken basılı kod aynı kalır.

Her tarama aynı zamanda besleme sağlar analyticsKaç kişinin tarama yaptığını, ne zaman, nerede ve hangi cihazda yaptığını görebilirsiniz. Etkinlikleriniz sonunda çevrimiçi kanallarınızla aynı türden ilişkilendirme verileri üretir. Ve her yerleşim için ayrı bir kod oluşturabildiğiniz için, birini stant afişine, diğerini demo masasına, diğerini sunumunuzun kapanış slaytına ve diğerini geri bildirim kartına yerleştirebilir, ardından taramaları karşılaştırarak hangi temas noktasının ilgiyi çektiğini tam olarak görebilirsiniz. Neyin işe yaradığını tahmin etmeyi bırakıp, bir sonraki etkinliği gerçekten işe yarayan şeylere göre planlarsınız.

Birebir iletişim için, bir Dahili müşteri adayı yakalama formu bulunan dijital kartvizit Bu özellik, satış temsilcilerinizin kendi bilgilerini paylaşmalarına ve potansiyel müşterinin bilgilerini aynı anda toplamalarına olanak tanır; böylece iletişim bilgileri alışverişi, çekmecede kalan bir karta bağlı kalmak yerine iki yönlü olarak gerçekleşir.

Kağıt formlar mı yoksa QR kodlu formlar mı?

İşte iki yaklaşımın bir etkinlikte önemli olan konular üzerindeki karşılaştırması:

faktör	Kağıt formlar	QR kod formları
Yakalama zamanı	Yavaş, el yazısıyla	Saniyeler içinde, potansiyel müşterinin telefonunda
Takip hızı	Manuel girişten sonraki günler	Dakikalar, gerçek zamanlı uyarılarla birlikte
Veri doğruluğu	Hatalar ve okunaksız el yazısı	Temiz, düzenli tarlalar
Liderlik sahipliği	Genellikle atanmamış	Otomatik olarak yönlendirilir ve atanır.
atfetme	Hayır	Taramalar, konum, cihaz ve zaman
Bir hatayı düzeltmek	Her şeyi yeniden yazdırın	Dinamik kodu anında güncelleyin
Olası satış başına maliyet	Ücretsiz gibi görünüyor, ancak gelir kaybına neden oluyor.	Düşük maliyet, çok daha az atıkla.

Kağıdın hâlâ bir yeri olduğu zamanlarda

Bunların hiçbiri, kağıdı tamamen yasaklamanız gerektiği anlamına gelmiyor. Dijitalin kapsayamadığı anlar için makul bir yedek çözüm: mekanın internet bağlantısının zayıf olması, telefonunu kullanmakta rahat olmayan bir katılımcı veya alternatif gerektiren bir erişilebilirlik ihtiyacı. Bu gibi durumlar için stantta bir not defteri bulundurmak mantıklı.

Önemli olan, hangisinin varsayılan yöntem olduğudur. Kağıt, ara sıra başvuracağınız istisnai bir araç olmalı, tüm takip sürecinizin bağlı olduğu sistem olmamalıdır. Dijital yakalamayı ana iş akışı haline getirin ve kağıdı sessizce yedekte tutun.

Takip etmediğiniz potansiyel müşteriler için para ödemeyi bırakın.

Kağıt formlar gürültülü bir şekilde başarısız olmaz. Sessizce, etkinlik bittikten ve maliyetin izini sürmek imkansız hale geldikten çok sonra, her seferinde bir soğuk potansiyel müşteriyi kaybederek başarısız olurlar. Stand, seyahat, personel saatleri, hepsi bir formu dolduran ve sizden bir daha haber alamayan bir potansiyel müşteri için boşa gider.

Dijital kayıt bu açığı kapatıyor. Bir görüşmeyi, ilgi henüz tazeyken, temiz, sahiplenilmiş ve takip edilebilir bir potansiyel müşteri kaydına dönüştürüyor ve ekibinize kağıdın asla sağlayamayacağı bir şeyi veriyor: ilk önce takip etme hızı.

Sık Sorulan Sorular