Onay Tabanlı Dijital Kartvizitler: İK Ekipleri İçin Daha Akıllı Bir İş Akışı

İnsan kaynakları ekiplerinin genellikle belirli çalışan gruplarına dijital kartvizit vermesi gerekir. Satış ekiplerinin, işe alım uzmanlarının ve yöneticilerin buna ihtiyacı vardır. Ancak diğer birçok çalışanın buna ihtiyacı yoktur.

Meydan okuma oldukça açık.Seçilen çalışanlar için her birini manuel olarak tasarlamadan veya yetkisiz kişilerin oluşturmasına izin vermeden dijital kartvizitleri nasıl oluşturursunuz?

QRCodeChimp Halihazırda bireysel ve toplu dijital kartvizit oluşturma desteği mevcuttu. Ancak birçok kuruluş, çalışanların bilgilerini bir form aracılığıyla gönderdiği ve İK departmanının kartvizit oluşturulmadan önce talebi onayladığı daha kontrollü bir süreç istiyordu.

İşte yeni onay tabanlı dijital kartvizit iş akışı tam olarak bunu sağlıyor. Bu güncellemenin nasıl çalıştığı ve İK ekiplerinin daha fazla kontrol ve verimlilikle çok sayıda kartvizit oluşturmasına nasıl yardımcı olduğu aşağıda açıklanmıştır.

Sorun: Çalışanların Kartlara İhtiyacı Var, İnsan Kaynakları Departmanının Denetime İhtiyacı Var

İnsan kaynakları ekiplerinin, çalışanlar için dijital kartvizitleri büyük ölçekte oluştururken karşılaşabileceği bazı sorunlara bakalım. 

Dijital kartlar için basitleştirilmiş bir talep ve onay süreci bulunmamaktadır.

Birçok kuruluş, dijital kartvizitleri yalnızca belirli çalışanlar için istiyor. Ancak uygun bir talep sistemi olmadan, İK departmanı kartvizitleri manuel olarak oluşturmak veya dağınık elektronik tabloları yönetmek zorunda kalıyor. İK ekiplerinin, çalışanların bilgilerini göndermeleri için basit bir yönteme ve kartvizit oluşturulmadan önce talepleri onaylamak için yapılandırılmış bir sürece ihtiyacı var.

Alanlarda, tasarımda ve markalaşmada tutarsızlık.

Çalışanlar kendi dijital kartvizitlerini bağımsız olarak oluştururlarsa, farklı düzenler, renkler veya yapılar kullanabilirler. Sonuç olarak, birbiriyle çelişen marka versiyonları ortaya çıkar ve bu da müşteriler, ortaklar ve ekibinizle etkileşimde bulunan herkes için kafa karıştırıcı bir deneyim yaratır.

Tüm dijital kartların kaydını tutmak

Organizasyon büyüdükçe, her çalışanın kartını takip etmek zorlaşıyor. Manuel izleme, gözden kaçan hatalara, mükerrer kartlara ve şirketin imajını olumsuz etkileyebilecek güncel olmayan bilgilere yol açabilir.

Keşke yaratım taleplerinin onaylanması için daha basit bir süreç olsaydı, değil mi?

Okumaya devam edin, çünkü bu güncelleme tam olarak bunu yapmanıza olanak tanıyor. 🤩

Çözüm: QRCodeChimpOnay Tabanlı Dijital Kartvizit İş Akışı

QRCodeChimp Dijital kartvizitler için onay tabanlı iş akışları oluşturmanıza olanak tanır. 

Öncelikle ana şablon görevi görecek toplu bir işlem oluşturuyorsunuz, ardından bundan bir form üretiyorsunuz. Çalışanlar bilgilerini bu form aracılığıyla gönderiyor ve siz de kartlarının anında mı yoksa İK onayından sonra mı oluşturulacağına karar veriyorsunuz. 

Bu, çalışanlara kart talep etmenin basit bir yolunu sunarken, tüm kontrol İK departmanının elinde kalmasını sağlar.

Gelin bu yeni özelliğin en önemli noktalarına bakalım:

• Çalışanlar bilgilerini yapılandırılmış bir form aracılığıyla gönderirler.
• İnsan Kaynakları departmanı, kart oluşturulmadan önce talepleri onaylayabilir veya reddedebilir.
• Tüm kartlar için alanları tutarlı tutun.
• Oluşturulan her kart, toplu bir QR kodunun içinde düzenli bir şekilde saklanır. 
• Sistemin tamamı, büyük ekipler için bile kolayca ölçeklenebilir.

Bu durum insan kaynakları departmanlarına nasıl fayda sağlıyor ve genel giderlerini nasıl azaltıyor?

Bu iş akışı, tüm süreci yapılandırılmış ve kontrollü tutarken, İK departmanının manuel iş yükünü önemli ölçüde azaltır. Dijital kartvizite kimin ihtiyacı olduğunu takip etmek ve her birini manuel olarak oluşturmak yerine, çalışanlar ihtiyaç duyduklarında basit bir form aracılığıyla kendi bilgilerini gönderirler.

İK departmanının artık listeler tutmasına, e-postaları takip etmesine veya dağınık talepleri yönetmesine gerek yok. Onay mekanizması etkinleştirilmişse, İK departmanı sadece başvuruyu inceler ve onaylar. Onaylandıktan sonra, önceden tanımlanmış şablon kullanılarak dijital kartvizit otomatik olarak oluşturulur ve çalışanla paylaşılır.

Bu yaklaşım, tüm kartların tutarlı ve uyumlu olmasını sağlarken, çalışanların talep üzerine kart oluşturmasına da olanak tanır. İK, mikro yönetim yapmadan tam denetimi sürdürür; bu da sistemin, ekipler büyüdüğünde veya roller sık ​​sık değiştiğinde bile kolayca ölçeklendirilmesini sağlar.

Kart oluşturma işlemini çalışanlara devrederek ve İK'nın rolünü basit onaylarla sınırlandırarak, bu iş akışı İK'nın iş yükünü ve devam eden idari giderleri önemli ölçüde azaltır.

Adım adım: Dijital kartvizit oluşturmak için onay tabanlı iş akışları nasıl kurulur?

Dijital kartvizit oluşturmak için onay tabanlı bir iş akışı kurmak sandığınızdan daha kolay. Başlamak için şu basit adımları izleyin.

Adım 1: Dijital kartvizitlerinizin yapısını oluşturun

Bu adımda, çalışanlarınızın oluşturacağı tüm dijital kartvizitler için izlenecek bir dijital kartvizit yapısı oluşturacaksınız. Bunu bir ana şablon olarak düşünün. 

1.1 Git Dijital Kartvizit Çözüm ve toplu yüklemeyi etkinleştirin. 

1.2 İçerik sekmesinde, gereksinimlerinize ve tasarım tercihlerinize göre alanlar ekleyerek, kaldırarak veya yeniden düzenleyerek dijital kartvizitlerinizin yapısını oluşturun ve yönetin.

1.3 Toplu QR kod işlemini kaydedin. 

Adım 2: Dijital kartvizit alanları içeren bir form oluşturun.

Büyük miktarda para biriktirdikten sonra, şuraya gidin: QR kod çözümü oluşturun ve bu adımları izleyin. 

2.1 Formunuz için sayfa kodunu (URL) ve tasarımı seçin.

2.2 Form alanlarını ekleyin. Bu alanların, dijital kartvizit yapınıza eklediğiniz alanlarla aynı olduğundan emin olun. 

2.3 “Form gönderiminde açılış sayfası oluşturmayı etkinleştir” seçeneğini etkinleştirin. 

2.4 Açılış sayfası türünü Dijital Kartvizitler olarak ayarlayın ve önceki adımda kaydettiğiniz toplu dosyayı seçin. 

2.5 “Alan eşleme penceresini aç” seçeneğine tıklayın ve form alanlarınızı dijital kartvizitinizin alanlarıyla eşleştirin. 

2.6 Dijital kartvizitlerin form gönderiminden hemen sonra mı yoksa sizin tarafınızdan manuel onaydan sonra mı oluşturulmasını istediğinizi seçin. 

2.7 Form QR kodunu kaydedin ve URL'yi çalışanlarınızla paylaşın. 

3. Adım: Dijital kartvizit oluşturmayı onaylayın

3.1 “Açılış sayfasının ne zaman oluşturulacağını seçin” bölümünde, “Gönderilen form yanıtlarının manuel olarak onaylanmasından sonra” seçeneğini belirleyin.

3.2 “Form Yanıtları” bölümüne gidin." ve "Form Adı"nı kullanarak doğru formu belirleyin." Oluşturma sırasında girdiğiniz bilgiler. Tüm gönderileri görüntülemek için "Yanıtları Görüntüle"ye tıklayın, ardından Onaylamak or Reddetmek gerektiği gibi.

3.3 Birisi form gönderdiğinde e-posta bildirimi almak için, "Onay isteği için e-posta bildirimi gönder" seçeneğini etkinleştirin ve e-postaları almak istediğiniz e-posta adresini ekleyin. 

İsteği onayladığınızda, dijital kartvizit ilgili kart sahibine e-posta yoluyla gönderilir. Yeni oluşturulan her kartın kaydı toplu kayıt sayfasına eklenir ve böylece her şeyi tek bir yerden yönetebilirsiniz.

Bu iş akışı sayesinde, İK departmanının kart oluşturma sürecini proaktif olarak yönetmesine gerek kalmaz. Çalışanlar yalnızca ihtiyaç duyduklarında dijital kartvizit talebinde bulunurlar ve İK departmanı bunları onaylar. Bu, manuel takibi ortadan kaldırır ve devam eden idari iş yükünü azaltır.

İnsan kaynakları yöneticileri için onay tabanlı dijital kartvizitlerin faydaları

Onay tabanlı bir iş akışı, İK ekiplerine ihtiyaç duydukları yapıyı sağlarken, çalışanlar için de süreci kolaylaştırır. İşte başlıca avantajları.

✅ Talep ve onay üzerine kart oluşturma (minimum İK çabasıyla)

Çalışanlar bilgilerini basit bir form aracılığıyla gönderebilir ve İK departmanı, dijital kartvizit oluşturulmadan önce her talebi onaylayabilir. Bu sayede, manuel takip veya dağınık bilgiler olmadan yalnızca doğru çalışanların kartvizit alması sağlanır.

İnsan Kaynakları departmanının artık kimin karta ihtiyacı olduğunu takip etmesine veya manuel olarak kart oluşturmasına gerek yok. Çalışanlar talepte bulunuyor ve İnsan Kaynakları departmanı sadece onaylıyor, böylece günlük iş yükü azalıyor.

🎨 Tasarım, yapı ve kart alanlarında tutarlılığı koruyun.

Her kart aynı düzeni ve marka stilini takip eder. İnsan Kaynakları departmanı şablonu bir kez belirler ve her çalışan kartı şirket standartlarına uygun kalır.

⚠️ Kart oluşturma işlemlerini denetleyin ve kötüye kullanım riskini azaltın.

İnsan Kaynakları departmanı, kart oluşturulmadan önce her başvuruyu inceler ve yetkisiz veya yanlış bilgilerin yayınlanmasını önler.

💻 Oluşturduğunuz tüm dijital kartvizitleri tek bir yerden yönetin.

Tüm kartlar aynı toplu işlem grubuna bağlı kalır. İnsan Kaynakları departmanı, dağınık e-postalar veya dosyalar arasında arama yapmaya gerek kalmadan, tek bir elektronik tablo üzerinden kartları görüntüleyebilir, filtreleyebilir ve yönetebilir.

💼 Yeni çalışanlar için daha hızlı işe alım süreci sağlayın

Yeni işe alınanlar formu dolduruyor ve İK departmanı kartlarını hızlıca onaylıyor. Manuel tasarım çalışması yok, gecikme yok ve tutarsızlık yok.

Sarmak

Onay tabanlı iş akışları, manuel kart oluşturma, takip ve izleme işlemlerini ortadan kaldırarak İK iş yükünü azaltır. Çalışanlar basit bir form aracılığıyla kart talebinde bulunur ve İK departmanı, tüm kontrolü elinde tutarak bunları inceleyip onaylar.

Bu güncelleme, İK ekiplerine çalışan kartlarını büyük ölçekte oluşturma ve yönetme konusunda daha temiz ve güvenilir bir sistem sunuyor. Kötüye kullanımı önlüyor, hataları azaltıyor ve şirketinizin kimliğini her kartta koruyor.

Sık Sorulan Sorular